Bezpapírová kancelář
Bezpapírová kancelář je koncept, jehož cílem je minimalizovat nebo zcela eliminovat používání papírových dokumentů. Toho se dosahuje digitalizací informací / dokladů a přechodem na elektronickou komunikaci. Místo fyzických šanonů a tištěných formulářů se veškeré dokumenty ukládají, sdílejí a zpracovávají elektronicky. Díky tomu máte neustále informace na dosah ruky, a to i na vzdálených pracovištích.
Díky modulárnímu pojetí WinFASu si můžete při přechodu vaší firmy na bezpapírovou kancelář sami zvolit, co všechno chcete řešit elektronicky a kde naopak zůstanete u papírové formy. Zároveň si můžete nastavit vlastní tempo k dosažení zvoleného cíle.
Proč přejít na bezpapírovou kancelář
Přechod Vám přináší zefektivnění práce s informacemi v oblastech jako je účetnictví, schvalování dokladů, hlídání smluv a kontrolu plánovaných výdajů. Díky digitalizaci veškerých dokumentů je zajištěn okamžitý a snadný přístup k potřebným datům ve WinFASu, což eliminuje zdlouhavé hledání v papírových archivech a snižuje riziko ztráty důležitých podkladů. Elektronické schvalování pomocí workflow urychluje oběh dokladů, zvyšuje transparentnost celého procesu a umožňuje snadné sledování stavu schvalování. Všechny operace s doklady jsou dohledatelné a zanechávají snadno čitelnou auditní stopu.
Hlavní přínosy
- Doklady a smlouvy jsou neustále po ruce všem pověřeným osobám, a to bez nutnosti hledat v šanonech.
- Nedochází ke ztrátám nebo degradaci dokumentů (vyblednutí, nečitelnost).
- Snadný a rychlý oběh písemností uvnitř firmy.
- Neustálý přehled o stavu řešení každého dokladu.
- Možnost snadného schvalování dokladů online.
- Snížení chybovosti a opožděných plateb.
- Průkazná auditní stopa.
Moduly
- Administrativa
- Procesní řízení
Příklady nasazení
Níže uvedené příklady obsahují jenom některé praktické příklady nasazení. Tyto varianty se dají libovolně kombinovat. Pokud mezi nimi nenajdete řešení vhodné pro vaši společnost, kontaktujte nás a nabídneme vám řešení na míru.
Elektronický archiv došlých faktur
Příklad 1
Cílem je mít snadno dostupné kopie faktur v elektronické podobě bez nutnosti jejich hledání v šanonu. Ideální je uchovávat jak doklady přijaté elektronicky, tak i skenovat papírové doklady přijaté poštou. Finální volba je ale na vás a můžete se rozhodnout, že například v začátku budete ve WinFASu archivovat pouze doklady přijaté elektronicky a časem přidáte ostatní.
Naskenované doklady uživatel při zápisu závazku vloží jako přílohu a ta pak budou uživateli dostupné například v aplikaci Prohlížení účetních doklad pod ikonou sponky nebo tlačítkem Přílohy. Zároveň budou k dispozici odkudkoliv pomocí kontextové nabídky u čísla účetního dokladu.
Požadované moduly
Elektronický archiv a jednoduché schvalování dokladů
Příklad 2
Toto řešení nabízí snadnou dostupnost přílohy dokladu v elektronické podbě odkudkoliv ve WinFASu bez nutnosti hledání v šanonu. Při zápisu závazku má uživatel navíc možnost / povinnost vybrat schvalovací schéma, které určí, kdo má doklad schválit. Schvalovatel bude zároveň o novém dokladu ke schválení vyrozuměn pomocí e-mailové zprávy.
Kdykoliv v průběhu schvalování nebo při práci s dokladem budou mít všichni pověření pracovníci přístup k elektronické podobě dokladu. Vždy tedy ví, co přesně schvalují. Modul Plánovač akcí navíc umožňuje odesílat automaticky upozornění na doklady, které již dlouho čekají na schválení, a to jak schvalovateli, tak i nadřízenému pracovníkovi.
Požadované moduly
Bezpapírová kancelář (podatelna, schvalování, přísliby, ...)
Příklad 3
Tento příklad řeší kompletní tok dokladu v rámci větší společnosti. Veškerá příchozí pošta je zapisována na sekretariátu do modulu Podatelna. Zde je doplněna o přílohu, napojena na schvalovací schéma a pokud je vyžadováno, také na žádanku / finanční příslib. V případě přijatých faktur s QR kódem navíc pracovník do Podatelny může načíst údaje o závazku pomocí QR čtečky a ušetří si práci s ručním zapisováním dokladu.
Schvalovatel bude zároveň o novém dokladu ke schválení vyrozuměn pomocí e-mailové zprávy. Kdykoliv v průběhu schvalování mohou všichni zainteresovaní pracovníci zjistit aktuální stav řešení požadavku schvalování a mohou si nastavit, aby v případě prodlevy při schvalování byli informováni e-mailem.
Po schválení se doklad automaticky nabídne k importu do modulu Závazky. Při zápisu účetní zkontroluje, zda jsou všechny načtené informace v pořádku a teprve po uložení se doklad nabídne k zaplacení.
Celý proces za sebou nechává snadno čitelnou auditní stopu.
Požadované moduly
Archivace smluv s napojením do příloh
Příklad 4
Ve WinFASu je možné uchovávat archiv dodavatelských i odběratelských smluv. Tyto smlouvy pak budou uživatelům dostupné u jakýchkoliv dokladů a záznamů s vazbou na klienta, který je uvedený ve smlouvě. Samozřejmostí je robustní systém přístupových práv, který vám dovolí rozdělit smlouvy podle uživatelem definovaných druhů a ke každému druhu nastavit přístup pouze vybraným osobám.
Požadované moduly
