Podatelna

Chcete ve svém podniku přehledně evidovat přijatou a odeslanou poštu? Potřebujete jednoduše zpracovávat doklady, které firmou prochází, jako například přijaté faktury, pokladní doklady či smlouvy? Je pro Vás důležité rychlé a správné předávání informací a dat souvisejících s přijatou fakturou? Pokud jste odpověděli alespoň jednou „ano“, využijte našeho modulu Podatelna!

Jedná se o komplexní modul pro evidenci a správu firemních dokumentů, který zefektivňuje a zpřehledňuje práci, zdokonaluje kontrolu dokumentů a v neposlední řadě snižuje firemní náklady. V modulu můžete efektivně evidovat doklady přijaté listovní poštou, elektronicky nebo i z datových schránek. Ke každému zápisu je možné přikládat přílohy v libovolném formátu (např. naskenovanou podobu fyzického dokumentu) a dále s nimi pracovat.

Obecná funkčnost

• Zápis přijaté a odeslané pošty (papírové i elektronické).
• Evidence přijatých a odeslaných faktur, podkladních dokladů smluv a dalších.
• K záznamu v podatelně je možné napojit přílohy.
• Široké možnosti filtrování a vyhledávání.

Napojení do účetnictví

• Přijaté faktury a pokladní – možnost u nich evidovat detailní informace (klient, datumy, částka, …) a ty následně importovat do Finančního modulu.
• Možnost napojení zápisu na plánované výdaje – finanční přísliby.

Podatelna je součástí širšího konceptu bezpapírové kanceláře a její nespornou výhodou je napojení na modul Workflow (Procesní řízení), které je taktéž dílčím modulem programu WinFAS.

Workflow zajišťuje

• Správnost dokladů a dokumentů.
• Informuje odpovědné osoby o zápisu dokladu do firmy.
• Každá skupina dokladu může podléhat jinému workflow procesu.

(Např. smlouvy kontroluje pouze jednatel, ale přijatá faktura musí projít rukami vedoucího střediska, účetní, ekonoma, atd.).

• Schválené doklady lze předávat do dalších modulů (především do Účetního modulu)
  a zjednodušit si tak přesun dat v rámci WinFAS.