WORKFLOW

Modul Workflow představuje efektivní nástroj pro řízení a dohled nad doklady zpracovávanými v programu WinFAS.  Jedná se o nástroj, který umožňuje:

• Řídit celý životní cyklus dokladu ve WinFAS, tzn. zajistit bezproblémový tok dokladů.
• Definovat vlastní schvalovací procesy s libovolným počet úrovní a osob.
• Zefektivnit práci uvnitř podniku.
• Povolovat resp. zakazovat operace s doklady v jednotlivých stavech.
• Odesílat notifikace o změnách stavu.
• Zpřehlednit a zautomatizovat práci s doklady.
• Zajistit správnost a pravdivost uváděných dat, které musí být odsouhlasena dalšími osobami.
• Snížit chybovost informací předávaných v systému.

Workflow můžeme mimo jiné chápat i jako dynamicky řízená práva. Řídí se předem definovanými
a nastavenými pravidly a jednotlivé stavy dokladu v rámci procesu jsou řízeny zámky, které specifikují práci s doklady (např. schválenou fakturu nelze opravit či stornovat, ale lze ji hradit a zaúčtovat).

Procesní řízení lze napojit na moduly:

• Finanční a účetní modul (přijaté faktury, pokladní doklady, atp.)
• Podatelna (účetní doklady, smlouvy)
• Finanční přísliby a žádanky
• Řízení zásob (objednávky)
• Fakturace (vydané faktury)
• Zakázkové listy (s napojením na Fakturaci)

V rámci workflow vidí schvalovatel přehledně veškeré informace o schvalovaném dokladu vč. přílohy, v jedné aplikaci. O nové výzvě ke schválení je automaticky informován prostřednictvím e-mailu, a zároveň má přehled o dokladech, za které je jako schvalovatel zodpovědný. Veškerá práce s dokladem je zaznamenávaná a archivovaná (auditní stopa).

Workflow procesů může být v programu neomezený počet, mohou být jednoúrovňové či víceúrovňové. Součástí může být i paralelní nastavení (kdy se v jednom stavu musí k dokladu vyjádřit více osob).

Workflow je flexibilní modul a snaží maximálně kopírovat reálné dění u Vás na firmě a optimalizovat ho. Z toho důvodu, pokud chcete workflow implementovat je důležitá komplexní analýza aktuálního stavu schvalování a práce s dokladu uvnitř firmy, včetně definování jednotlivých pravomocí pro práci s doklady.

Výhodou je také propojení Workflows s modulem Interní role, což usnadňuje přidělování úkolů
a účinněji řídí přístupová oprávnění. Celkově lze říci, že Workflow modul v programu WinFAS přináší do zpracování dokumentů systematičnost a optimalizuje pracovní postupy, které výrazně zvyšují efektivitu, dohled a spolehlivost celého procesu.