Automatizace procesu zpracování objednávky - případová studie

Profil zákazníka:

Firma POEX Velké Meziříčí, a.s. byla založena v roce 1993. Pod značkou POEX – potraviny extrudované. Od svého vzniku se zabývá především výrobou extrudovaných snacksů a cereálních výrobků, balením suchých plodů a dražováním. Obchodní aktivity jsou zaměřeny především na velké obchodní řetězce, na maloobchodní prodej a v neposlední řadě na výrobní spolupráci s významnými výrobci potravin v České republice.

Výchozí situace:

Společnost POEX pro zpracování účetnictví a obchodních procesů využívá systém WinFAS. Údaje z objednávek do webových aplikací jednotlivých dopravců před automatizací plnili uživatelé ručně. Zálohové faktury vznikaly na webové části e-shopu s jiným číslem než ve WinFAS a bez vazby na objednávku. Po zaplacení zálohy došlo k vychystání objednávky až na základě pokynu uživatele, který ve WinFAS ručně dohledával úhradu pouze na základě shodné částky.

Cíl:

Automatizace procesu zpracování objednávky z e-shopu, od vystavení dokladů a kontrolu jejich úhrad, přes automatické zadání výroby a následné vytvoření podkladů pro přepravce.

Řešení:

Po přijetí objednávky na e-shopu je objednávka pomocí e-shop konektoru WinFAS automaticky převzata do modulu řízení zásob WinFAS. Na základě objednávky v modulu fakturace vzniká automaticky také zálohová faktura, která je okamžitě předána na e-shop a odeslána objednateli.
Po zaplacení zálohové faktury objednatelem a zpracování této platby ve finančním modulu WinFAS dojde ke spuštění automatické akce s využitím WinFAS workflow a předání objednávky do výrobního WMS pomocí WinFAS Netto konektor. Následuje realizace výroby ve WMS, která po jejím dokončení a přípravě k vyskladnění předá data pro přepravce ve službě Balíkobot.
Současně je s využitím Netto konektoru předán a v modulu řízení zásob WinFAS vytvořen dodací list. Tím se změní stav objednávky, která je dále předána na e-shop odkud je o tomto stavu informován objednatel.
V posledním kroku se ve WinFAS z dodacího listu vytvoří vyúčtovací faktura, která je pomocí e-shop konektoru předána do e-shopu.
Celý proces je z velké části řízen bez zásahu uživatele pomocí aplikace WinFAS Plánovač akcí, odkud jsou také odesílány uživatelům kontrolní sestavy.